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说好求一款在线项目管理软件你们为什么推荐钉钉?

归档日期:07-22       文本归类:工程装备管理      文章编辑:爱尚语录

  作为一名整天被各种项目虐得发际线不断后移的项目经理,对于项目管理工具,我是认真的。然而,混迹某些交流群中,时不时碰到有人询问推荐在线项目管理工具,总有人出来说:钉钉。纳尼?钉钉在我眼里真不算是项目管理工具,只是任务管理协同工具。

  说到这里就要啰嗦专业项目管理工具和任务管理协同工具的区别了。专业项目管理工具一般是遵循国际项目管理理论如PMBOK、PRINCE2,在此方法论之下研发建构,有企业级项目管理工具和针对小团队或者个人的项目管理工具。企业级的主要面向对象是整个公司的项目管理团队成员,包括公司高层、项目总监、PMO、项目经理和项目成员等,此类工具功能强大,应用门槛比较高,目前在线的工具是极少的,目前该类软件能够支持在线我知道的仅有蓝云easytrack,不过目前用easytrack的大多数用户采用的是本地部署,使用云服务的还不普及,体验性我觉得不错,且也有免费的版本,不过没有系统学过项目管理知识理论的,用起来可能不好适应。针对个人或者小团队的专业项目管理工具就比较多了,此类工具有project、Forecast.it,Forecast.it目前国内没有上线。

  任务管理协同软件一般是基于事件和任务进行管理,而不是项目维度,解决的是团队协作和效率问题;而专业项目管理软件是基于项目维度,从项目的启动、计划、执行、监控、收尾全过程,解决项目的交付质量和进度问题,会涉及成本、费用、工时、跨部门协调等等问题,围绕项目交付所产生的一系列问题。

  文字描述比较难体现,下面通过两种工具的简单截图来对比,从截面图上的业务流程设置和功能内容,基本上可以看出一款在线项目管理软件的基因。以钉钉和easytrack为例。

  最新版本的钉钉,界面分为五大块,分别是消息、DING、工作、通讯录、我的,其中,“消息”基本是微信等通讯工具的商务版本,加了“已读”提示,从消息的传达上开始监督和管理;“DING”则是一个公告栏,用于接收和查看自己的任务和事项,是自上而下的通知栏;“工作”栏用来做基础的人事管理和财务管理,打卡、请假、报销在这里解决;“通讯录”是人员的基础管理,创建组群、查看好友等(如下图)。

  ▲钉钉的基本功能,主要是用于领导下发命令、普通员工执行命令与讨论工作,界面设计很像微信或QQ,沟通更高效但也碎片化

  从上面可以概括出钉钉的功能特点——主打沟通协作、人员管理、自上而下的监督、即时性。在钉钉上,员工的任务是碎片化的,只接收和完成分到自己身上的任务,然后利用钉钉的沟通功能,让任务接收和完成更加有效。

  easytrack的主界面有“我的”“项目”“组合”“团队”“工时单”“费用单”,同时根据需求还可以提供应用开发生命周期管理的需求、产品、开发、测试,供应商关系管理的供应商、合同、外包人员,客户关系管理的销售,知识管理的知识库、项目文档、系统模板库。功能全面又系统,完整地管控了项目的全生命周期,项目成员都可以在相应的项里查看项目的进度和完成情况。在easytrack上,领导通过制定项目计划、编制项目计划、调拨资源和人员等对项目进行战略规划;普通员工主要通过汇报工时、汇报费用来推动项目的进程,为管理者分析和决策提供数据支持。二者在easytrack上互相配合,共同维护项目的良性运行。整个业务流程设置是以项目为中心展开,团队沟通既有自上而下,也有横向协调。自上而下的流程为公司高层、PMO、项目总监、项目经理、项目成员,横向协调有项目团队及其他职能部门(资源调拨部门、商务部门等)。如下图。

  ▲easytrack系统界面,图为项目概况栏目,可查看项目的运行情况,包括项目进度、交付物、工作量、里程碑等

  ▲在easytrack上,普通员工填报的工时形成实际工作量,与预算工时对比,可做出资源预算分析,为领导者决策和分析提供数据支持

  光是界面的差异,就可以看出两款产品的巨大差异性以及定位差异,easytrack的功能比钉钉更多更全面,也更专业,更适合企业级的项目管理;钉钉更简单,适合小团队的协作沟通,用于运营类的小项目,帮助团队提高效率和沟通。打个通俗的比方,easytrack更像是专业的摄影相机,而钉钉更像是手机拍照,面对的人群是不同的。

  从部署方式也可以看出任务管理协调工具和专业项目管理工具的差异,任务协同工具一般比较轻量,功夫花在移动端的建设上。比如钉钉虽然也可以在网页登录,但主打的还是移动端。移动端有即时、碎片的特点,适合沟通和交流。而专业的在线项目管理工具一般以PC端为主,移动端为辅,因为企业级的项目管理涵盖的范围太广,移动端首先在操作上就存在天然劣势,因此一般采用网页版+移动端相结合,APP移动端比如easytrack的手机APP,主要进行申报、审批、工时填报、沟通协调方面。而在网页登录则可以系统、全面地对项目进行管理。

  定位——项目管理工具基于项目维度,功能比较全面,从项目的启动到计划、执行、监控、收尾,能够管控到项目的全生命周期,不仅仅是任务的沟通和管理;而任务协调工具只做任务流程的沟通和协调。

  面向对象——项目管理工具比较专业和复杂,主要面向项目经理、PMO,用于项目的管理和分析,普通员工只需要提供填写工时和费用单,为管理者进行决策和分析提供数据支持;任务协调工具功能更加简单、易懂,用于领导层对普通员工的管理、任务相关方之间的交流。

  沟通协作——任务协调工具只是纵向的人员管理和任务协调,不会进行任务甚至项目的总结和分析;项目管理工具支持纵向管理的同事也支持横向的管理,能够从项目的启动、计划、执行、监控、收尾管理到项目的全生命周期。

  部署方式——任务协调工具因其即时性要求,一般移动端是主打部署方式,“方便领导随时找到人,从而提高任务的完成效率”;项目管理工具因其具有较高的专业性,主要以网页端登录为主,同时可以本地部署和云服务部署,移动端只是辅助使用。

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